Het aanpakken van deze bedrijventerreinen is niet eenvoudig omdat er veel verschillende partijen bij betrokken zijn, waaronder de politie, de omgevingsdienst en de belastingdienst. Die kijken allemaal verschillend naar de opgave en naar de oplossingen die kunnen werken. Een halen/brengen kaart kan helpen om de essentie van de samenwerking te bespreken.

Een lopend proces

Wij organiseerden eerst een reeks bijeenkomsten met de belangrijkste betrokken partijen. Hierbij stond de halen/brengen kaart centraal. Zo kregen we inzicht in het belang van elke partij bij het verbeteren van de bedrijventerreinen. En wat ze kunnen inbrengen bij het ‘oplossen’ van het vraagstuk. Belangrijk punt: dit is een lopend proces. Inzicht in de huidige samenwerkingsstructuur is nodig voor een effectieve toekomstige samenwerking. Om duidelijkheid te krijgen over de gezamenlijke opgave moesten we daarom inzicht krijgen in ieders ambitie, belangen en inbreng. Wat heeft iedereen te doen? Waarin hebben wij elkaar nodig? Vanwege de coronapandemie stonden we voor een extra uitdaging: we hebben de halen/brengen kaart digitaal ingezet met het online whiteboard Miro. Het bleek dat de inzet van de halen-brengen kaart zich ook goed leent voor digitale sessies. We hebben dit gedaan in drie stappen.

“De verbindende vraag was: Wat maakt een bedrijventerrein aantrekkelijk voor het goede en onaantrekkelijk voor het ondermijnende”

Stap 1. Formuleren van de gezamenlijke opgave

We hebben ervoor gekozen om meteen met externe partijen om de tafel te gaan, zodat de opgave nog niet te veel zou worden ingevuld door de gemeente. Met een kleine groep vertegenwoordigers van de gemeente, de politie en het Expertisecentrum Ondermijning hebben we eerst de opgave aangescherpt. Omdat de (gedeelde) opgave er voor iedereen net wat anders uit zag, was het belangrijk om hier eerst individueel betekenis aan te geven: hoe kijkt iedere partij afzonderlijk tegen de opgave aan? Wat zijn de overeenkomsten en verschillen tussen de perspectieven van de partijen?

In deze verkennende fase was zichtbaar dat elke partij een ander gevoel van urgentie kende. De gemeente had primair het belang om het bedrijventerrein aantrekkelijker te maken, zodat de omgeving weer veilig en aangenaam zou worden. De politie nuanceerde het vraagstuk door hieraan toe te voegen dat de terreinen wel onaantrekkelijk moesten worden voor malafide (onbetrouwbare) bedrijven. Eén van de taken (belangen) van de politie is de aanpak van ondermijnende activiteiten. De opgave bleek veelzijdiger dan in eerste instantie was gedacht en geformuleerd. Dit maakte het vraagstuk complexer, maar tegelijkertijd ook inzichtelijker. De gezamenlijke ambitie: de veiligheid en leefbaarheid waarborgen van dat gedeelte van de gemeente. Om tot een eenduidig begrip te komen hebben we gezamenlijk gezocht naar wat de partijen precies bedoelden met woorden als een ‘aantrekkelijke’ en ‘onaantrekkelijke’ omgeving. Dat de opgave veranderde was een goed teken, want alle partijen voelden zich op deze manier steeds meer eigenaar van de gezamenlijke opgave en voelden zich gedreven om de situatie aan te pakken.

 Stap 2. De belangen en inbreng duidelijk maken

Hierna volgde een verdiepingsslag. We keken naar de belangen bij een effectieve aanpak van de opgave. De partijen konden afzonderlijk toelichten welke aspecten voor hen van belang zijn. Vervolgens brachten we in beeld wat elke partij zou kunnen bijdragen. Er kwam bijvoorbeeld uit dat de politie een interveniërende rol heeft bij het opsporen van strafbare feiten én bij het voorkomen van overlast op en om de bedrijventerreinen. Daarnaast werd duidelijk dat de gemeente een algehele coördinerende rol heeft en de effectiviteit van de aanpak kan monitoren: wat gaat goed en wat kan beter? Deze partijen hadden elkaar dus écht nodig om tot een integrale aanpak te komen. Geleidelijk werd de gezamenlijke opgave een effectief samenwerkingsverband. Tijdens het invullen van de halen/brengen kaart kwamen we er bovendien achter de we (de inbreng) van verschillende partijen misten, zoals het Openbaar Ministerie, als gebiedsofficier. Ook hadden we de blik nodig van de betrokken ondernemers op het bedrijventerrein. De halen/brengen kaart hielp dus bij het duiden van het vraagstuk én bij het in beeld brengen van de benodigde partijen en hun onderlinge afhankelijkheid.

“De halen/brengen kaart maakt de (on)gelijkwaardigheid van de partijen zichtbaar”

Stap 3. Vervolgstappen definiëren

We konden de opgave nu verdelen in kleinere, werkbare projecten. De betrokken partijen zagen in dat zij niet met zijn allen aan álles hoeven te werken. Iedereen had zijn eigen verantwoordelijkheid en kon in een kleiner team aan de slag. Ook gaf de kaart inzicht in de gelijkwaardigheid van de partijen. Zo vroegen we bijvoorbeeld of er organisaties zijn die veel meer inbrengen dan anderen of juist veel meer halen. Als dat zo is, bestaat het risico dat de samenwerking uit balans kan raken. In dit geval was er voldoende balans en gevoel van gelijkwaardigheid tussen de partijen.

Reflectie en tips voor de begeleider

Wat waardevol is aan een halen/brengen kaart, is dat de interventie zich eigenlijk vanzelf wijst. Er is niet veel uitleg voor nodig. Het is zinvol om je met elkaar te verdiepen in wat de waarde van de opgave voor de verschillende partijen is. Wat opvalt is dat dit per partij sterk kan verschillen. Juist vanwege de verschillende visies en belangen is het relevant om tijdens de inzet van de halen/brengen kaart flexibel te blijven. Vaak verandert er gaandeweg nog van alles: de formulering, de belangen, de inbrengen en de ambitie van de opgave. Dat vereist flexibiliteit van jou als procesleider en van alle betrokken partijen. Een advies: blijf niet te lang hangen bij de eerste formulering van de opgave. Die formulering hoeft nog niet perfect te zijn. Door de inbreng van de verschillende partijen wordt de opgave vanzelf beter gedefinieerd. Daarna kun je de opgave en bijbehorende ambitie aanpassen totdat hij 'klopt’ en alles op zijn plek valt.

Omdat de betrokken partijen gelijkwaardig aan elkaar zijn en zij zich samen inzetten voor een gedeeld probleem, is de halen/brengen kaart vooral goed in te zetten binnen een gelijkwaardige samenwerking (ook wel genoemd een collectieve coalitie). Zorg dat de groep niet te groot is. Heb je een groep van twintig personen of meer, splits de groep dan op. Met drie tot vijf personen kun je de halen/brengen kaart zo invullen dat je in gesprek bent met elkaar en beter tot een gezamenlijke definitie kunt komen. Je kunt de vervolgstappen dan verder uitwerken in wisselende groepen.