Dit blog gaat over hoe grenswerkers zichzelf niet kunnen uitzetten, maar wel effectiever kunnen inzetten. Wat zijn de verschillen in hun werkwijze? En waarom lukt het de ene keer beter dan de andere keer?

 Samenwerken is mensenwerk

Het klinkt als een open deur. Want natuurlijk zijn het de mensen die een relatie aangaan en de samenwerking vormen. Toch gaat het bij opgavegericht samenwerken vaak over het niveau van organisaties en instituties en wordt er verhoudingsgewijs veel minder aandacht gegeven aan de cruciale rol van individuen. Op de grens tussen organisaties zijn er echter geen vanzelfsprekende of algemeen geldende systemen en routines, zoals die er wel zijn in een organisatie. Op de grens zijn niet zo maar de spelregels van één team of één organisatie leidend.

Dat maakt dat de persoonlijke stijl van grenswerkers sterk bepalend is voor de verbinding die ontstaat. En dat doen ze allemaal op een andere manier. Sommige grenswerkers bouwen eerst persoonlijke relaties. Sommige vinden een goed inzicht in de partijen en gedeelde processtappen het beste begin. Anderen starten met het schetsen van een wenkend perspectief. Weer anderen creëren een setting om iets te laten gebeuren. En weer anderen benadrukken juist wat er te halen valt voor de belangrijkste partijen. Er is geen goed of fout, maar het ene werkt soms wel beter dan het andere.

De voorkeursstijl(en) van grenswerkers geven inzicht in de handtekening die zij, vaak onbewust, achterlaten op een samenwerkingsproces. Tegelijkertijd geeft dat ook inzicht in hoe de samenwerkingscontext hen tekent en wat de alternatieven zijn om effectiever te worden op het grensvlak tussen organisaties. We onderscheiden vijf verschillende handelingsrepertoires, of ‘signaturen voor samenwerking’.

Vijf signaturen

De signaturen zijn opgezet voor het specifieke vakmanschap van de grenswerker. Elke signatuur staat voor een ander repertoire in het samenwerken op de grens. Elke grenswerker verbindt opgaven, coalities, organisaties, teams en mensen, maar doet dit op een eigen wijze. De signaturen zijn ontstaan door de bestudering van relevante theorie, interviews met ruim 75 grenswerkers, observatie van praktijksituaties, de uitkomsten van groepsgesprekken, de leervragen van grenswerkers in een online leeromgeving en de resultaten van een test die meer dan duizend grenswerkers invulden. Iedere signatuur heeft eigen kenmerken, taal en aanpakken. De ene signatuur is niet beter dan de andere, maar de ene signatuur kan wel effectiever zijn in een bepaalde situatie dan de andere.

De signaturen zijn niet gemaakt om grenswerkers in hokjes te stoppen, want zoals filosoof Alain de Botton schrijft hebben mensen een “ziekelijke weerstand tegen het classificeren door anderen, om door anderen een etiketje opgeplakt te krijgen. Niet zozeer omdat de etiketten niet kloppen, maar meer omdat ze geen recht doen aan het subjectieve gevoel dat we niet te classificeren zijn. Voor onszelf is immers één etiket nooit genoeg”.  Juist grenswerkers zijn professionals die proberen zo onbevangen en onbevooroordeeld mogelijk naar hun omgeving te kijken. Hun karakter kent bovendien meerdere lagen en hun handelingsrepertoire is veelzijdig. De signaturen zijn bedoeld om grenswerkers bewust te maken van hun invloed op de omgeving en invloed van de omgeving op hen, hun voorkeuren en de mogelijke alternatieven. Hieronder worden de vijf signaturen kort toegelicht.

Gezaghebbende onderhandelaar
Grondige Ontwerper
Betrokken Relatiebouwer
Gedreven Voorvechter
Vindingrijke Vormer

Gezaghebbende Onderhandelaar

Het repertoire van de gezaghebbende onderhandelaar wordt vaak ingezet in een spannende of urgente fase van een samenwerkingsproces, wanneer er een besluit genomen moet worden, getrechterd moet worden of een crisis is ontstaan. Gezaghebbende onderhandelaars vinden het belangrijk dat de uitkomsten van het proces realiseerbaar zijn en voldoen aan de eisen van de opdrachtgever(s) of bestuurder(s). Ze zijn goed in het destilleren van de hoofdlijnen en de prioriteiten. Ze hebben daarbij minder oog voor detail. Dit maakt hun inzet heel gericht waardoor ze hun kostbare tijd effectief besteden. Gezaghebbende onderhandelaars kunnen snel onderlinge afhankelijkheden in beeld brengen en weten wie de sleutelspelers zijn. Zij schatten in wie de meeste invloed heeft en richten zich op deze partijen. Zij werken graag met vertegenwoordigers die ook daadwerkelijk mandaat hebben. Hierbij zetten zij hun netwerk en hun verworven positie in.

Gezaghebbende onderhandelaars zijn in staat om de formele en informele wereld aan elkaar te verbinden en zullen zich daarbij strategisch gedragen. Zij zien dit als een spel en kunnen er zichtbaar van genieten om het handig te spelen. Zij weten belangen slim uit te ruilen, zodat het voor partijen duidelijk wordt wat er te halen valt. Dit ‘wheelen en dealen’ is onderdeel van hun vakmanschap. Ze liggen niet snel wakker van spannende situaties en creëren soms zelf spannende situaties om iets voor elkaar te krijgen. De gezaghebbende onderhandelaar functioneert goed onder tijdsdruk en gebruikt dit ook om bij anderen voortgang te bereiken. Ze zijn daadkrachtig en pragmatisch en weten spontane kansen tijdens het proces te herkennen en te benutten. Daarbij hebben ze de neiging om ad hoc beslissingen te nemen en de duurzaamheid van resultaten wat uit het oog te verliezen. Dit kan het voor anderen lastiger maken om hen te vertrouwen. Gezaghebbende Onderhandelaars kunnen hun rol vooral goed vervullen als die positie hen gegund wordt door de andere partijen en zij voldoende speelruimte krijgen.

Grondige Ontwerper

Het repertoire van de grondige ontwerper levert meerwaarde bij een inhoudelijk complex probleem met veel betrokkenen. Grondige ontwerpers zijn kritisch, rationeel en analytisch. Ze verdiepen zich met aandacht in de situatie. Het verkrijgen van inzicht in de belangen van de betrokken partijen is daar een belangrijk onderdeel van. Ze hebben een natuurlijke nieuwsgierigheid en willen begrijpen hoe het echt in elkaar zit. Grondige ontwerpers beginnen een samenwerkingsproces met een gedegen analyse, waarin zij de beschikbare informatie van alle partijen ordenen en de ontbrekende onderdelen signaleren. Regelmatig werken grondige ontwerpers met scenario’s en plannen B om onzekerheden hanteerbaar te maken. Compleet zijn, niets over het hoofd zien en het overzicht houden, zijn belangrijk voor grondige ontwerpers. Hiermee zorgen zij dat ook de andere spelers weten wanneer ze waar aan toe zijn. Grondige ontwerpers maken bewuste afwegingen in de aanpak en proberen deze zoveel mogelijk te objectiveren. Ze zullen niet zo gauw keuzes maken op gevoel.

Met de kaders in de hand maken grondige ontwerpers afspraken met de betrokken partijen over de gezamenlijke spelregels en de planning van het proces en komen deze ook na. De grondige ontwerper wordt daardoor vaak als een betrouwbare rots in de branding ervaren die mensen kan geruststellen met een nuchtere en realistische kijk. Hoe vaker grondige ontwerpers iets gedaan hebben, hoe comfortabeler zij zich voelen bij de aanpak. Hun gestructureerde manier van werken kan soms maken dat ze als star worden ervaren: onverwachte zaken ziet de grondige ontwerper eerder als verstoring dan als een kans. Omdat grondige ontwerpers vooral succesvol zijn als zij grip hebben op het proces met een goed doordachte aanpak, zijn ze minder flexibel en experimenteel. Loslaten is vaak één van de grootste uitdagingen voor grondige ontwerpers. Ook omgaan met de irrationele (meer politieke of emotionele) aspecten van samenwerken vinden ze soms lastig. Grondige ontwerpers kunnen hun rol beter vervullen als ook anderen zich aan de afspraken houden.

Betrokken Relatiebouwer

Het repertoire van de betrokken relatiebouwer is vooral effectief in een samenwerkingsproces waar ze langere tijd bij betrokken kunnen worden om een persoonlijke band op te bouwen. Betrokken relatiebouwers vinden het belangrijk dat de uitkomsten van het samenwerkingsproces dat zij begeleiden breed gedragen worden en dat partijen met een goed gevoel kunnen terugkijken op het verloop van het proces. De aanpak van de betrokken relatiebouwer is voor een belangrijk deel gebaseerd op intuïtie en het ‘hier en nu’. Ze zijn zich hier niet altijd bewust van, maar in een combinatie van karakter en ervaring hebben ze een sterke sensitiviteit opgebouwd. Ze zien welke partijen extra aandacht nodig hebben, waarderen hun inbreng en stellen hen gerust. Betrokken relatiebouwers houden van harmonie en een goede sfeer. Zij hebben echter ook de voelsprieten om te zien of voelen wie niet eerlijk in de wedstrijd zit of niet respectvol met anderen omgaat. Het is onderdeel van hun vakmanschap om lastige en spannende dingen op een veilige manier bespreekbaar te maken. Ook al vinden ze dit zelf soms ook best lastig om te doen.

Betrokken relatiebouwers creëren een context waarin vertrouwen ontstaat en een echte dialoog op gang komt. Zij luisteren niet alleen naar de woorden die iemand uitspreekt, maar kijken ook naar iemands lichaamshouding en gedrag. Daarbij staan ze ook goed in contact met hun eigen (onderbuik)gevoel en kwetsbaarheden. Ze communiceren hier actief over om anderen uit te nodigen hetzelfde te doen. De betrokken relatiebouwer heeft als uitgangspunt iedereen gelijkwaardig te behandelen. Een valkuil van de betrokken relatiebouwer is daarbij een te grote persoonlijke betrokkenheid, waardoor ze geen objectieve belangenafweging meer kunnen maken. Of wat meer moeite hebben om de persoon en de rol te scheiden. Hun aanpak is heel informeel wat maakt dat zij minder snel thuis zijn in een zakelijke en hiërarchische setting. Ook is een betrokken relatiebouwer minder goed in het vastleggen van het proces. Veel gebeurt mondeling en dat maakt het lastiger om over te dragen. Doordat betrokken relatiebouwers altijd ‘aan’ staan voor sociale signalen hebben zij tijd nodig om alle prikkels te verwerken.

Gedreven Voorvechter

Het repertoire van de gedreven voorvechter wordt vanwege de inspirerende aanpak vaak ingezet in samenwerkingsprocessen met een vernieuwend, ambitieus of toekomstgericht karakter. De gedreven voorvechter zet zich uitgesproken in voor een betere wereld en moet persoonlijk achter de ambitie van het samenwerkingsproces staan om eraan te kunnen werken. Als ze er niet in geloven zijn ze niet de juiste persoon op de juiste plek. Vanuit hun enthousiasme en consistente redeneerlijn weten ze partijen blijvend te motiveren voor ambitieuze doelen om samen meer te bereiken dan alleen. Het zijn goede verhalen vertellers, waarbij pakkende slogans als mantra door de groep gedeeld kunnen worden. Ze zullen gedurende het proces de samenhang der dingen en het oorspronkelijke, hoger liggende doel nooit uit het oog verliezen. Onderdeel van hun vakmanschap is om betrokkenen te prikkelen hun eigen vlammetje op te stoken en een ‘man op de maan-doel’ te formuleren. Zij kijken eerst naar wat mogelijk is en daarna pas naar wat kan.

Gedreven voorvechters zetten zich met hart en ziel in om het verschil te kunnen maken en zijn bereid hiervoor op de barricades te springen en heilige huisjes omver te schoppen. Afhankelijk van hun streven kunnen ze of gemakkelijk nieuw trends eigen maken of juist traditionele waarden verdedigen. Ze laten zich niet leiden door regels en protocollen, maar weten hun ingangen wel te vinden om echt iets te bereiken. Het idealisme van gedreven voorvechters maakt hen tot gemotiveerde en kritische grenswerkers, maar kan er ook voor zorgen dat ze te ver voor de troepen uitlopen of de (politieke) realiteit uit het oog verliezen. Zij kunnen zich dan te idealistisch of normatief opstellen en krijgen moeite met relativeren. Het is voor hen lastig voor te stellen dat iemand die mooie ambitie niet zou willen bereiken. Wanneer gedreven voorvechters weinig weerklank vinden kunnen zij teleurgesteld en soms ook uitgeput raken van alle energie die ze er in stoppen. Soms is de omgeving er pas jaren later klaar voor. En niet elke gedreven voorvechter kan zo lang wachten voordat effect zichtbaar wordt.

Vindingrijke Vormer

Het repertoire van de vindingrijke vormer is het meest effectief in een omgeving met weinig kaders. Dit kan zijn bij de start van een samenwerkingsproces of op het moment dat het voorgaande niet gewerkt heeft. Juist wanneer bestaande aanpakken niet meer werken staan mensen open voor iets nieuws en anders. Hun aanpak is organisch: als zij beginnen met een opgave vormt de omgeving zich vanzelf en komt er energie los. De vindingrijke vormer vindt dat meer van hetzelfde geen nieuwe inzichten oplevert en zet er daarom op in om partijen en personen uit hun comfortzone te halen. Dit doen zij door het introduceren van verschillende invalshoeken, door nieuwe partijen te betrekken en kaders op te rekken. Vindingrijke vormers zoeken naar patronen, blokkades, reflexen en prikkels die partijen weerhouden of stimuleren om in beweging te komen. Ze zijn niet bang om te spiegelen, te confronteren en iets los te maken waarvan ook zij de consequenties nog niet kunnen overzien.

Vindingrijke vormers kunnen een hoog niveau van ongemakkelijkheid of conflict aan in het besef dat dit nodig is om verder te komen. Ze hebben veel werkvormen in hun bagage, waardoor ze goed kunnen improviseren. Ze zijn zich heel bewust van welke setting uitnodigt en stimuleert en welke niet. Een spannende interventie zetten zij niet in als leuk intermezzo, maar om op systeemniveau iets te veranderen of doorbreken. Vindingrijke vormers werken niet per se met de noodzakelijke partijen, maar liever met de energieke partijen. Ze kunnen hun opdrachtgever(s) of bestuurder(s) geen zekerheden geven, waardoor ze op basis van eerdere ervaringen vertrouwen zullen moeten creëren voor hun aanpak. Ze hebben moeite om sommige kaders of bestaande werkwijzen te accepteren en aan te sluiten bij ‘hoe de dingen nou eenmaal gaan’. De samenwerkingsprocessen begeleid door vindingrijke vormers kennen een eigen ritme. Ze geloven dat een beweging alleen duurzaam is als het voortkomt uit de intrinsieke drijfveren van mensen die samen het verschil maken.

Jouw persoonlijke handtekening

Iemands voorkeurssignatuur is herkenbaar als het handelingsrepertoire waarop grenswerkers teruggrijpen wanneer een samenwerkingsproces complex of spannend wordt. Een gezaghebbende onderhandelaar wordt bijvoorbeeld onrustig wanneer er geen besluiten worden genomen of collega’s het spel niet handig spelen. Een grondige ontwerper wordt ongemakkelijk van te weinig informatie om keuzes te maken en te weinig tijd om het goed te doen. En de gedreven voorvechter houdt er niet van als mensen zonder drive of passie werken of telkens praktische bezwaren opwerpen. Afhankelijk van de context en uiting kent elke signatuur dan ook mooie en minder mooie kanten. Zo kan een grondige ontwerper zich verliezen in details, een gedreven voorvechter drammerig worden, een vindingrijke vormer opstandig, een gezaghebbende onderhandelaar als een olifant door de porseleinkast gaan en een betrokken relatiebouwer maar blijven praten.

“Je kunt jezelf niet uitzetten, maar wel effectiever inzetten”

Meestal hebben grenswerkers van nature één tot drie voorkeursignaturen, waardoor hun gedrag minder eenduidig is en de mooie en minder mooie kanten niet zo maar te ontrafelen zijn. Het is dus de combinatie van ingezette signaturen die de handtekening vormt van een grenswerker die hij of zij achterlaat bij het begeleiden van een samenwerkingsproces. En die combinatie heeft een bepaalde uitwerking. Een combinatie van de gezaghebbende onderhandelaar en de grondige ontwerper is sterk resultaatgericht en krachtig in een samenwerkingsproces dat toewerkt naar besluitvorming, maar kan soms de andere signaturen overstemmen. De combinatie van de betrokken relatiebouwer en de vindingrijke vormer maakt bijvoorbeeld dat een grenswerker vooraf duidelijk ruimte moet claimen om vertrouwen en energie te laten ontstaan. Grenswerkers die de gedreven voorvechter en de grondige ontwerper verenigen kunnen goed argumenteren, hebben een kritische blik en zijn consistent en duidelijk naar de samenwerkende partijen, maar hebben vaak extra moeite met loslaten.

Door inzicht te hebben in jouw persoonlijke combinatie van signaturen weet je beter onder welke omstandigheden jij het meest effectief bent, hoe jij anderen kunt aanvullen en wat jouw reflexen zijn in spannende situaties. Je wordt effectiever in improviseren wanneer je verschillende signaturen in jouw bagage hebt. Want op het grensvlak tussen teams en organisaties is improviseren eerder regel dan uitzondering. In welke signaturen herken jij je? Wat zegt deze combinatie over jou? In welke situatie zet je welke signatuur in? Welke signatuur wordt van jou verwacht in jouw organisatie? In welke signaturen wil jij je verder ontwikkelen? En wie of wat heb je daarvoor nodig? Vragen die je helpen om bewust te handelen en je bewust te zijn dat jij met jouw signatuur het samenwerkingsproces beïnvloedt en omgekeerd dit proces ook jou beïnvloedt.