Spring naar de content
Interview

Hoe kan ik helpen?

De Omgevingswet brengt 26 wetten samen in één wet voor de fysieke leefomgeving en introduceert nieuwe beleidsinstrumenten zoals de Omgevingsvisie en het Omgevingsplan. Een behoorlijke opgave die al snel technisch overkomt. Toch gaat de invoering van de wet vooral om een andere manier van werken en denken. Een manier waarbij de overheid intensiever samenwerkt met burgers, initiatiefnemers en andere partijen. Om ontwikkelingen in de leefomgeving eenvoudiger, sneller en meer in samenhang te begeleiden.

26 september

Veranderen in de geest van de Omgevingswet 

“De complexiteit van deze veranderopgave roept al snel de behoefte op naar meer duidelijkheid: ‘Vertel me wat er verandert en hoe ik moet veranderen en ik ga aan de slag!’. De veranderopgave is echter een zoektocht, want veel antwoorden zijn er nog niet. Om die te krijgen moeten we discomfort creëren, oftewel ongemak. Om mensen te laten ervaren waar de verandering over gaat en hen in beweging te krijgen. Niemand weet precies hoe het anders moet. Ik wil mensen hierover het gesprek aan laten aangaan.” Dit zijn de woorden van Eelke de Rooij, als programmamanager verantwoordelijk voor de invoering van de Omgevingswet bij de gemeente Moerdijk.

Via de telefoon spreek ik, Lodewijk Boersema, met haar en Pim Nijssen. Hij is als verandermanager vanuit TwynstraGudde toegevoegd aan het team van Eelke. Al wandelend en bellend door de straten van respectievelijk Etten-Leur en Den Haag, waar Eelke en Pim wonen, ontvouwt zich een driegesprek over veranderen, het organiseren van die verandering en over ongemak. De antwoorden op mijn vragen rollen over me heen en er wordt veel gelachen. Er is duidelijk chemie tussen mijn gesprekspartners, maar hebben zij die ook kunnen inzetten in hun gezamenlijke werk voor Moerdijk, vraag ik mij af. Wandelend ga ik met hen op zoek naar de lessen die zij hebben geleerd in hun twee jaar durende samenwerking aan de veranderopgave rond de invoering van de Omgevingswet in Moerdijk.

Les 1: Creëer de juiste condities 

Eelke trapt af: “Ja natuurlijk is de aanleiding van de veranderopgave, ook voor Moerdijk, de verplichte implementatie van een wetswijziging vanuit het Rijk. Die zorgt voor de urgentie. Maar voor ons was al snel duidelijk dat het meer was dan dat. Het is onderdeel van een veel bredere organisatieopgave. Die gaat over de veranderende positie van de overheid, meer gebiedsgericht werken, participatie en het nieuwe vakmanschap van de moderne ambtenaar. Die brede focus vraagt om een goede organisatie, een visie en een plan.” Daarom is er eerst een implementatieplan geschreven om de veranderopgave te definiëren, maar vooral om de hele organisatie eraan te verbinden.

“Een brede focus vraagt om een goede organisatie, een visie en een plan”

“En dat is gelukt”, vervolgt Eelke. “Het plan werd raadsbreed gesteund, sterker nog, het was een unicum want er werd in een commissievergadering zelfs gevraagd om extra geld! De gemeenteraad wilde een interne programmamanager om het programma te besturen en een verandermanager om de verandering te begeleiden. Toen ben ik intern gevraagd om de rol van programmamanager te gaan vervullen en vervolgens heeft Pim gesolliciteerd voor de functie van verandermanager.’’

Hierin komt al snel de eerste les naar boven: Ga niet te snel de uitvoering in, maar creëer eerst de juiste condities. Een plan dat de kaders en koers bevat, voldoende capaciteit en middelen en de juiste verantwoordelijkheden op de juiste plek. Eelke: “Eén van de eerste interventies die Pim deed toen hij binnenstapte was samen met mij het gesprek voeren met de gemeentesecretaris over zijn rol als ambtelijk opdrachtgever’’. Pim licht toe: “Die rol was aanvankelijk belegd bij de teamleider REO (Ruimtelijke en Economische Ontwikkeling). Als persoon de ideale opdrachtgever, maar vanuit zijn functie niet de meest passende. Als de gemeente het signaal wil afgeven dat het hier gaat om een organisatiebrede opgave, dan moet de gemeentesecretaris ook ambtelijk verantwoordelijk worden. De nieuwe gemeentesecretaris zei ja. Daarnaast is er een stuurgroep ingericht waar de wethouder, gemeentesecretaris, teamleider REO en domeinregisseur onderdeel van uitmaakten. Het zo organiseren van commitment bij de directie en management hielp om het tekort aan bevoegdheden van de programmamanager om collega’s tijd te laten besteden aan de veranderopgave, te ondervangen. Dat heeft bijgedragen aan goed opdrachtgever- en opdrachtnemerschap.’’

Spanning tussen lijn en programma op korte en lange termijn 

“Maar niet alles ging zoals je zou hopen”, zegt Eelke. ‘‘Er is altijd een spanningsveld tussen de lijn- en programmaorganisatie. Ik kon niemand dwingen om mee te doen in het programma, maar ik had er wel last van als mensen niet mee konden doen. Ga ik boven diegene staan? Wie ben ik om te zeggen wat diegene moet doen?” Pim vult aan: “Dat was ook het lastige in je rol als programmamanager. Eelke ging niet over de mensen, de capaciteit of de HR-kant. In die zin stond ze aan de zijlijn. De veranderopgave richt zich op de lange termijn, waar de drukte van alledag al snel prioriteit krijgt. Van bestuur. Van management. Daar kon Eelke niet in interveniëren, behalve dan door het te benoemen en te agenderen.’’

Om die reden heeft Pim als externe adviseur een belangrijke rol kunnen spelen. Nadat hij heeft meegeschreven aan het implementatieplan, is hij aan de slag gegaan als verandermanager. Eelke beschrijft: “De continuïteit heeft een sterke bijdrage geleverd aan de voortgang. Pim kan makkelijker dingen signaleren, benoemen en het proces hieromheen faciliteren. Als interne collega zit je sneller vast in ingesleten patronen en wilde ik de relatie met mijn collega’s niet onder druk zetten. Daarmee maak ik andere afwegingen dan Pim, die met een blik van buiten kan kijken. Hij kan gedrag benoemen op een manier dat het ook wordt aangenomen.

"Een persoon van buitenaf kan in staat zijn om vastgeroeste patronen van binnen aan het licht te brengen."

Door de condities, waarbinnen de veranderopgave moet worden uitgevoerd, aan de voorkant goed te regelen, konden Eelke en Pim een vliegende start maken. De verantwoordelijkheden waren duidelijk belegd, er waren voldoende capaciteit en middelen en er was een ambitie en een aanpak.

Les 2: Maak het klein en betekenisvol 

“Een les die ik van mijn oud-directeur heb geleerd is: ‘liever klein en betekenisvol, dan groots en meeslepend.’ En die les heb ik in gesprekken met Eelke vaak herhaald”, vertelt Pim. “De opgave van de Omgevingswet is groot, breed en abstract. Daar kunnen mensen zich niet toe verhouden. Nog los van de vraag wát er precies gaat veranderen, zorgt de grootsheid van de opgave ervoor dat het mensen afschrikt. ‘Waar moet ik beginnen?’”.

Eelke vult aan: “En vaak weten we ook nog niet precies wat er allemaal anders moet. We hebben daarom gekozen voor een aanpak die de verandering in kleine stapjes laat ervaren en voelen. Gewoon in het dagelijkse werk en door het opzetten van experimenten en pilots.” Zo heeft Moerdijk bijvoorbeeld bij de actualisatie van een bestemmingsplan van een klein bedrijventerrein in een woonkern alvast het ‘ja, mits-principe’ toegepast in plaats van het ‘nee, tenzij-principe’. Dat betekende dat bedrijven iets meer mochten uitbreiden, mits ze in overleg met de buurt klimaatmaatregelen uitvoerden. Want zo schetst Eelke, “Met zo’n praktische vertaling zien mensen; ‘Hé, het is eigenlijk helemaal niet zo spannend en ik heb er zelf ook een verantwoordelijkheid in.’ Je moet de verandering laten beklijven in het dagelijkse handelen en doen. Maak het niet te groot.”

"Hé, het is eigenlijk helemaal niet zo spannend"

Eelke noemt nog een ander voorbeeld: “We hebben interviews gehouden met alle teamleiders, wethouders en de burgemeester. Alle mensen die we interviewden gaven aan: ‘Ik heb elke week wel weer een voorbeeld van hoe samenwerken niét moet’. Dan hebben ze bij een gesprek gezeten met een medewerker of het college en geven achteraf aan wat er fout ging. Ze gaan alleen niet in gesprek met elkaar over waar het schuurt en hoe ze beter met elkaar kunnen samenwerken. Dan ben je meer over mensen aan het praten in plaats van mét elkaar. Ik stimuleer mijn collega’s om meteen in het moment het ongemak bespreekbaar te maken.”

En daarmee komen we aan bij de laatste les van dit gesprek, die tevens als rode draad door de veranderopgave loopt.

Les 3: Organiseer het ongemak 

Eelke: “Je moet continu het gesprek met elkaar voeren door de lagen van de organisatie heen. Ja, dat is lastig, zelfs voor mensen die dat professioneel doen. Misschien is het inzicht wel dat de verandering niet van één iemand is. Gedeelde smart is halve smart. We merken dat het voor iedereen ongemakkelijk is. Dat het niet alleen iets is van de directeur, bewoner, vergunningverlener, stedenbouwer of projectleider. Het is van ons allemaal.”

“De term die Eelke gebruikt, het ongemak, is eigenlijk een hele mooie”, zegt Pim. “Dat ongemak moet niet te veel zijn, want dan loopt de energie weg. Maar bij te weinig ben je niet aan het veranderen. In de aanpak die wij hebben gekozen, ging het daarom steeds om de vraag: ‘Zoeken we het ongemak voldoende op?” Zo’n ongemakkelijk onderwerp bleek participatie. Bij sommige collega’s heerste de opvatting, dat zij nog niet over plannen in gesprek konden met de omgeving als die niet al concreet waren uitgewerkt. ‘Dat is toch onze verantwoordelijkheid? Wij zijn toch de specialisten. Wij moeten wel antwoord kunnen geven op vragen die worden gesteld’. Vanuit deze onderliggende opvattingen, is het goed te begrijpen dat vroegtijdige participatie ongemakkelijk voelt. Pim en Eelke hebben in dit concrete voorbeeld het gesprek gevoerd over de vraag wát je als gemeente wél scherp moet hebben en waar de ruimte ligt voor het open gesprek met de omgeving. En over de waarde die een nog niet uitgewerkt plan kan hebben voor omgevingspartijen. Tenslotte hebben ze de collega’s uitgedaagd het open gesprek eens te gaan voeren.

"Want als iemand ongemak voelt waarop hij geen invloed heeft, rent hij ervoor weg."

Zo ging Moerdijk kortom in gesprek over de aard van het ongemak. Wat houdt collega’s tegen? Wat kan hun leidinggevende hierin betekenen? Wat zou er anders kunnen? Eelke vult aan: “Mensen moeten wel in staat zijn om iets met dit ongemak te doen. Het behapbaar te maken. Want als iemand ongemak voelt waarop hij geen invloed heeft, rent hij ervoor weg. Wij konden daarbij helpen door enerzijds de veranderopgave te formuleren en anderzijds te ondersteunen bij het uitwerken van de te nemen stappen. Het gaat dus om gecontroleerd ongemak. Ongemak dat stimuleert en prikkelt om een stapje verder te zetten.” Je zou kunnen zeggen dat het daarmee net op de grens zat van hun kunnen en niet te ver erover heen.

Hoe kan ik helpen? 

Pim en Eelke geven aan dat het niet altijd ging zoals gepland. Dat maakte de klus stiekem juist leuk, maar vroeg ook om flexibiliteit en veel onderling contact. Onderling vertrouwen en de voortdurende reflectievraag of ze nog op het goede pad zaten was voor hen cruciaal. Gedurende het veranderproces werden ze door Corona bovendien genoodzaakt om de meeste (ongemakkelijke) gesprekken digitaal te voeren. Mijn gesprekspartners zijn bijna thuis, dus reflectie op het effect daarvan laten we achterwege, maar dat ook dit vroeg om flexibiliteit moge duidelijk zijn. Op mijn afsluitende vraag naar haar ideaalbeeld van de veranderopgave geeft Eelke een antwoord dat de kern van haar visie op veranderen prachtig weergeeft:

“Jouw vraag doet mij denken aan de ziekenhuisserie ‘New Amsterdam’. Hierin wordt een nieuwe directeur aangesteld die werkt vanuit het motto: ‘How can I Help?’ Oftewel, ‘Hoe kan ik helpen!?’ Vanuit die instelling is hij in staat het hele ziekenhuis om te gooien vanuit de kennis van zijn personeel. Dat is het ideaalbeeld waar ik naartoe wil werken. Dat we naar elkaar toestappen, ‘Hoe kan ik jou helpen?’ Verplaats je in de ander, je collega, manager, buurtbewoner, de lokale slager. Dat verandert de hele insteek. Ik maak geen bestemmingsplan, nee ik zorg dat er hier woningen komen, een speeltuin, meer groen en allerlei voorzieningen. Dat ouders met kinderen er rondlopen en denken ‘Wat is het leven toch mooi!’. Daar wil ik graag aan bijdragen. En als je dit zaadje kunt planten bij anderen ontstaat er een kettingeffect. Of dat nou gaat om je thuissituatie of op het werk.”

Deel in je netwerk

Ongewenste reacties bestaan niet

Wat valt je op? Wat wil je kwijt? Waar vind je wat van? Stel hier je vraag, deel je idee of uit jouw hartenkreet. Laat van je horen! Dan komen wij bij je terug.
Ik laat van mij horen