Wanneer vallen we terug op koekoekskloksparticipatie (je laat je kort zien wanneer het jou uitkomt), wanneer stoppen we het in een snelkookpan (om het maximale te bereiken in korte tijd) en wanneer leidt het tot transformatie van de organisatie en aanpak (naar een ander systeem, een andere machtsverhouding, een andere democratische vorm, etc)? Kortom: Hoe ga je om met dilemma’s bij verschillende participatievormen?
 
Datum: 2 juni 2025, 13.30 tot 16.30 in Amersfoort
Organisatie: Joshua Cohen, Martine de Jong (beiden TwynstraGudde), Ingmar van Meerkerk (Erasmus Universiteit Rotterdam), Merlijn van Hulst (Universiteit Tilburg), Felix Wolf (Ministerie Infrastructuur en Waterstaat/Kennisknooppunt Participatie).
Doel van de bijeenkomst: de uitkomsten van onderzoek over het repertoire van participatieprofessionals en de daarbij ervaren dilemma’s en paradoxen bespreken. 

Inloop

Bij de inloop werden alle deelnemers gevraagd naar een metafoor die ze vaak voor participatie gebruiken, zowel positief als negatief. Woorden als het ontwarren van een kluwen en een wespennest, maar ook het schaken op verschillende borden en hordelopen werden opgeschreven. De reismetafoor werd vaak gebruikt: “Heel leuk om met een groep op vakantie te gaan, totdat je moet kiezen waar je die avond eet” of “Je weet niet van te voren wie er mee reist, hoe vaak en waar gestopt wordt en wat de eindbestemming is (laat staan of iedereen nog in de bus zit)”. De verjaardagmetafoor werd ook aangehaald: “Soms blaas je het dak eraf en soms sla je het liever over”. Maar ook wielrennen kwam meerdere keren terug: “Het NK tegen de wind fietsen (afzien maar wel super leuk)”. De rode draad zat in de onzekerheid en het onverwachte en in het doorzetten en afzien in de hoop op iets moois. 

Opening

Felix opent de bijeenkomst met een reflectie op het verschil tussen kennis (kunnen) en actie (doen) binnen participatie. Zowel individuen als organisaties onderschrijven het belang van participatie en een leven lang leren. Toch wordt er vaak niet gehandeld naar wat men weet. Gemeenten willen bijvoorbeeld inwoners laten participeren, maar verwerken hun input niet altijd. "Je weet dat het goed is om bepaalde participatie-uitgangspunten toe te passen, zoals altijd terugkoppelen naar de participanten, maar het gebeurt niet. Hoe kan dat nou?" De kernvraag luidt: hoe vergroten we dit doen-vermogen? Volgens Felix is het niet duidelijk of dit ligt aan onwetendheid, onwil, onbekendheid of een gebrek aan toepasbare kennis. Hij benadrukt de noodzaak om het handelen in participatie te verbeteren, zowel in houding als gedrag.

Er bestaan vuistregels, uitgangspunten die op vrijwel elk bestuurlijk niveau gelden, maar die vormen slechts 20% van het benodigde repertoire. De overige 80% vraagt om situationeel handelen. Dit betekent dat we moeten leren herkennen: wanneer doe je wat in welke context? Dit is waar het over gaat tijdens deze bijeenkomst: welk repertoire heeft een participatieprofessional nodig om deze keuze goed te kunnen maken? 

Over de grens

Martine blikt terug op de metaforen en legt de deelnemers een aantal vragen voor, waarbij zij over een grens stappen. Eerst twee kennismakingsstellingen, daarna twee stellingen meer over de inhoud:

• Het vakgebied participatie staat nog in de kinderschoenen.

Meningen waren hierover verdeeld. Er is al veel ervaring in en er wordt al lang mee gewerkt maar nog niet zo benoemd. De ervaring is er al wel bij allerlei individuen, maar het echte vakgebied staat wel nog in de kinderschoenen.

• Ik heb een keer een participatieopdracht geweigerd of teruggegeven.

Een aantal mensen had een opdracht geweigerd, of twijfelen precies nu om een opdracht te weigeren. Reacties die naar voren kwamen waren: het proces moet bij je passen. Als de kaders te krap zijn, kan het verstandig zijn om geen traject te starten. De eigen gedrevenheid is ook belangrijk. Daarnaast kunnen trajecten gewetensvragen oproepen: moet je wel een proces gaan begeleiden als er al politieke toezeggingen zijn gedaan?

• Ik heb recent een geweldig participatieproces gehad dat echt iets veranderde.

Ook hierover waren deelnemers verdeeld over. Resultaten van participatieprocessen hebben vaak langer de tijd nodig. En effecten ervaar je nog later. Dit is ook een reden waardoor participatieprofessionals wegbezuinigd kunnen worden. Het effect van het werk kan vaak pas later gemerkt worden. Een sterk voorbeeld van een goed resultaat kwam van een proces in IJburg (Amsterdam): een participatietraject over de wensen van de nieuwbouwwijk versus de realiteit. Een eerste borrel leidde daar tot een groot netwerk en concrete initiatieven die aansloten bij bewonerswensen en realistische kaders.

• Het meenemen van de interne organisatie kost meer tijd dan het traject zelf

Merendeel ervaart dat de interne organisatie vaak moeilijk is om mee te nemen in de resultaten van processen. De organisatie moet vaak klaar gemaakt worden om het participatieproces daadwerkelijk uit te kunnen voeren. Dit ligt ook aan de capaciteit en de interne deadlines die worden gesteld. Vaak worden die bestuurlijk bedacht, maar daar wordt niet meegewogen hoe een participatietraject eruit moet zien.

Participatietrajecten zijn vaak nog top-down ontworpen, maar het is ook nodig om het vanuit de andere kant te laten ontwerpen en initiëren. Deelnemers uit gemeenten reageren hierop dat er vaak loketten zijn waar bewoners heen kunnen gaan met hun ideeën, maar dat deze worden wegbezuinigd.

In de gesprekken kwam ook naar voren dat je soms wat rauwheid, puurheid en emotie in de taal moet accepteren. Soms moet er eerst nog wat frustratie uit en dat hoeft niet altijd in keurige taal. Eén van de deelnemers was op een picknicktafel gesprongen toen het participatieproces chaotisch werd en had geroepen: “en nu allemaal koppen dicht”. Dit bracht iedereen weer even met de beide benen op de grond en werd meteen geaccepteerd. 

Presentatie onderzoek repertoire participatieprofessional

Ingmar presenteerde het onderzoek in opdracht van het Kennisknooppunt Participatie (KKP) over hoe professionals omgaan met spanningen en dilemma’s bij participatie. Dit onderzoek is gedaan aan de hand van diepte-interviews bij expert-participatieprofessionals die zijn bevraagd over de acties die zij nemen en de gevolgen daarvan. Hierbij is gebruikgemaakt van concrete situaties uit de praktijk. Dit is een vervolg op twee andere onderzoeken:

1. Identificatie van 16 vuistregels om een participatietraject goed te laten verlopen.
2. Het zoeken naar spanningen en barrières bij de implementatie van de vuistregels in de praktijk.
3. Hoe participatieprofessionals omgaan met deze spanningen, oftewel: welk repertoire zij gebruiken om de vuistregels al dan niet toe te passen.

Allereerst werd stilgestaan bij wat het repertoire van een participatieprofessional betekent. Hier kwamen antwoorden uit als: instrumenten, competenties, vaardigheden, tools of werkvormen. Voor dit onderzoek is het gedefinieerd als: kennis, vaardigheden en waarden. Het repertoire bepaalt hoe een professional naar de setting kijkt en hoe deze daarin handelt. Dit is situationeel en vereist improvisatie. Het gaat hierbij om het samenspel en hoe er ingespeeld kan worden op de context. Tijdens het onderzoek is stilgestaan bij vier domeinen (die door elkaar heen lopen) die bepalend zijn voor het succes van een participatietraject:

• Ontwerpen

(Vuistregels: betrek alle stakeholders zo vroeg mogelijk. Formuleer doelen en aanpakken in samenspraak met belanghebbenden en beslissers. Maak duidelijke kaders.)

Genoemde spanningen zijn: moet je mee werken aan een proces waarbij participatie wordt beschouwd als het halen van een vinkje, of wanneer kaders scherp moeten worden gemaakt voor verwachtingsmanagement, terwijl dit onverwachte oplossingen in de weg kan zitten. Een deelnemer benoemde hierbij ook dat er bepaalde deadlines en tijdmanagement kunnen zijn vanuit de opdrachtgever.

Participatieprofessionals handelen hier door kritische vragen te stellen aan opdrachtgevers over het doel en de intensiteit. Ingmar benoemde dat opdrachtgevers regelmatig niet precies weten wat het doel is. Een deelnemer zei dat draagvlak ook vaak als doel wordt gezien, waarop werd gereageerd dat een professional een inspanningsverplichting kan aangaan, maar geen resultaatverplichting kan aangaan, om het werk op onafhankelijke wijze te blijven doen.

Ook kwam uit het onderzoek dat het helpt om kwaliteitskaders samen met participanten te bepalen: wanneer is een traject geslaagd en hoe organiseer je dat? Daarnaast wordt duidelijk gemaakt, door dilemma-avonden te organiseren, dat er spanningen in het traject zullen ontstaan en dat het resultaat kan leiden tot iets waar niet iedereen inhoudelijk tevreden over zal zijn. Verder is het belangrijk om proceszekerheid te behouden, juist als er veel inhoudelijke onzekerheid.

• Vastleggen

(Vuistregels: wees betrouwbaar, leg het proces vast en maak duidelijk waar je als begeleider persoonlijk voor staat.)

Tijdens het onderzoek zijn spanningen benoemd zoals het zijn van een betrouwbare partner naast de politieke en bestuurlijke wisselingen, zoals nieuwe bestuurders, veranderde dynamiek in de raad, een nieuwe eis of een nieuwe beleidskoers. Daarnaast vormt een goede verslaglegging in combinatie met tijdsdruk een spanning.

Een mooi voorbeeld van hoe professionals hiermee omgaan is het maken van empathische verslaglegging, waarbij geprobeerd wordt de emotie te vangen in plaats van alleen een verslag van de feiten. Eén geïnterviewde noemde hierbij het voorbeeld van boekjes met foto’s en verhalen, waarin participanten zich voor het eerst echt herkenden.

Participatieprofessionals staan daarnaast voor procedurele rechtvaardigheid en voldoende onafhankelijkheid. Dit betekent dat een professional durft tegen te spreken wanneer iets niet klopt, of als er iets anders wordt gezegd dan gedaan of afgesproken is. Dit zorgt voor behoud van vertrouwen bij deelnemers van het traject.

Een deelnemer benoemde ook dat belanghebbenden meegenomen kunnen worden in de monitoring op het proces. Zo ontstaat reflectiviteit bij zowel de organisatie als de belanghebbenden, wat zorgt voor meer begrip. Door deelnemers hierin mee te nemen ontstaat meer begrip voor kaders, spelregels en ook voor mensen die afhaken.

• Verbinden

(Vuistregels: betrek stakeholders, bespreek waarden, organiseer tegenspraak, transparantie, terugkoppeling en passende vorm en taal.)

De spanningen die naar voren kwamen bij het domein verbinden waren de systeemwereld versus de leefwereldlogica. Dit gaat over de balans tussen de projectenlogica en de aandacht die je moet geven aan wat er leeft onder de stakeholders.

Daarnaast gaat het om een passende houding, vorm en taal. Deelnemers van de bijeenkomst zeiden dat professionals collega’s en bestuurders moeten voorbereiden op een andere houding, taal en wat er leeft bij de deelnemers aan het participatietraject. Dit kan tot afstand leiden tussen de stakeholders, waardoor het kan botsen. Ook werd persoonlijk commitment benoemd. Als professional zit je er persoonlijk helemaal in, maar het is verstandig om niet persoonlijk te nemen wat er gezegd wordt.

Een deelnemer noemde een voorbeeld waarbij een professional soms taal en houding moet aanpassen om verder te kunnen, bijvoorbeeld door letterlijk op tafel te gaan staan om gehoord te worden. Ook werd benoemd dat je je persoonlijke grenzen goed moet bewaken.

Binnen het repertoire van de geïnterviewde professionals viel inlevingsvermogen op, evenals het meenemen van anderen in deze context. Dit zorgt ervoor dat de professional ook persoonlijk gecommitteerd is aan het traject; je moet goed begrijpen en voelen wat er wordt gezegd en zorgen dat anderen dat ook weten. Het hebben van een empathisch vermogen is daarbij voorwaardelijk.

• Integreren

(Vuistregels: organiseren van steun en middelen, aansluiten bij andere trajecten en organiseren van een continu proces.)

Spanningen die bij integreren zijn genoemd, zijn dat de meerwaarde niet wordt gezien of ervaren, ‘koekoeksklokparticipatie’ (we halen wat op zonder het te integreren en komen alleen langs als de initiatiefnemers van de participatie het uitkomt) en weinig aandacht voor de participatie-geschiedenis van de deelnemers. Er werd benoemd dat externe partijen daardoor soms moeilijk zijn als opdrachtgever, aangezien zij de wijk niet kennen, maar wel bestuurlijk meebeslissen.

Binnen het repertoire van een professional valt dan: persoonlijk langsgaan bij bestuurders voor commitment, archeologiefases waarin de geschiedenis van het participatietraject wordt bestudeerd. Ook werd benoemd dat het helpt om je bewust te zijn dat je ondanks dat je (nog) niet alles weet toch kunt communiceren en je hier ook open over kunt zijn. Participatieprofessionals organiseren kader- en ambitieworkshops voor ambtenaren, waarin wordt uitgelegd waarom het breder moet dan alleen dit eenmalige traject. Het uiteindelijke doel is continue betrokkenheid houden (oftewel transformatieve participatie).

Hierbij ontstond ook een gesprek over het koppelen van het inhoudelijke proces aan het participatieproces. Dit kunnen soms twee parallelle lijnen zijn die eigenlijk bij elkaar moeten komen. Zo benoemde een deelnemer die bij een corporatie werkt dat er teruggekoppeld moet worden over wat er eerder gezegd is, zodat meningen gehoord en verwerkt kunnen worden in het plan. Hierbij kan het nodig zijn om soms een stap terug te nemen, om vervolgens met een ander resultaat te komen.

Ook kwam de discussie over de participatieladder en of daarvan afgestapt moet worden. In het onderzoek van Ingmar is dit benoemd, maar er waren deelnemers die het een handig hulpmiddel vinden om het traject in te kaderen, in plaats van het hulpmiddel als leidend voorwerp te zien. Het kan namelijk handig zijn om hiermee rollen en invloeden te bespreken. Dit hangt echter af van de maatschappelijke opgave.

Persoonlijke dilemma’s

Na de presentatie is de groep uiteen gegaan om na te denken over een aantal dillema’s:

• Hoe integreer je het participatietraject in de organisatie (als je het beleid telkens moet aanpassen, hoe zorg je dat dat niet ten koste gaat van de tijd voor de professionalisering van collega’s).
• Hoe organiseer je draagvlak bij bestuurders binnen het ministerie (je wilt vooraf goed inschatten of er bestuurlijk commitment is voor de participatie-aanpak, maar wat als de afstand tot de bestuurder groot is en je niet zomaar persoonlijk aan tafel komt).
• Hoe begeleid je een participatietraject met weinig ruimte (als er bijna geen budget en tijd is, hoe kom je dan toch tot een waardevol participatieproces).
• Wat doe je als een participatietraject te dichtbij komt (je wilt in de huid van de stakeholders kruipen om hen te begrijpen, maar hoe zorg je dat het niet te veel onder je eigen huid kruipt).
• Hoe maak je een co-creatieve aanpak duurzaam? (in het begin is er veel energie, maar het volhouden en verankeren over de verschillende kokers heen is lastig).

Het dilemma: weinig ruimte, maar wel participatie (van Saskia)

Een gemeenteproject rond een herinrichting van een park (initieel zonder budget) toont hoe creatieve participatie kan leiden tot onverwacht succes:

• Start met € 2.000 → uiteindelijk € 2 miljoen gerealiseerd.
• 10 pitches van bewoners, op het moment dat er nog geen ruimte was om meer te doen dan de paden herstellen, wat zij zouden willen zien in het park en wat zij willen doen voor het park (hierbij werd benoemd dat plannen op dit moment financieel niet mogelijk zijn, maar dat er wel gezocht ging worden naar geld). Uiteindelijk zijn alle 10 de plannen gerealiseerd.
• Via de journalistiek en media aandacht krijgen voor het park en de wensen van bewoners.
• Ambtenaar ging buiten de lijntjes kleuren, zocht geld, netwerkte en creëerde ruimte.
• Zoeken naar energie, wie wil en kan wat betekenen voor het park?

Het project toont de kracht van het doen-vermogen en het oprekken van kaders, met lef en transparantie. “Alles wat je doet is beter dan niets doen – waar zit de energie?”

Tot slot werd het concept van ‘bricocleurs’ genoemd door Merlijn, waar Saskia het voorbeeld van is tijdens dit proces:

• • • Creatieveling die binnen én buiten de organisatie ondernemend zijn.
    • Netwerken, knutselen, oplossingen zoeken, buiten de lijntjes durven kleuren.

Vissenkom

Na de vijf parallelle groepen werd tijdens een ‘vissenkomgesprek’ de weg naar transformatieve participatie besproken. Hierbij werd er teruggeblikt naar wat er eerder is gezegd:

• Het woord participatie is niet alomvattend, maar samenwerking is te breed.
• Op dit moment is participatie voornamelijk top-down georganiseerd, terwijl er meer vanuit onderop kan gebeuren (en ook gebeurt, maar wordt soms in de weg gezeten).
• Geschiedenis van participatieprocessen maakt veel uit.
• Hoe hard moeten we kaders nemen, probeer deze op te rekken.
• Er is vakkennis nodig voor participatieprofessionals, je wilt niet dat iedereen kan zeggen dat ze er verstand van hebben, het gaat om competenties. Wil je dit verplichten? Zorg dat ambtenaren weten voor wie ze het doen.
• Als participatieprofessional wil je eigenlijk al intern aan de voorkant komen van het proces/opdracht.
• Inhoud en proces moeten geïntegreerd worden met elkaar.
• Het is mogelijk dat de rol van de overheid moet veranderen: onze maatschappelijke opdrachten zijn te complex om alleen op te lossen en misschien moet de rol van de overheid dan wel een netwerkorganisatie zijn.
• Je moet lef hebben.
• Je hebt ook informele vormen van participatie: ook de kennismakingsgesprekken en het opbouwen van netwerken horen er al bij.
• Permanente verbindingen creëren.

Tot slot werd er stil gestaan bij de vraag of het nodig is om inclusieve participatie te hebben voor transformatieve participatie. Je wilt niet dat er uiteindelijk alleen een elitegroep participeert, want dan krijg je wat je altijd al kreeg. De verantwoordelijkheid van inclusieve participatie ligt bij de opdrachtgever en participatieprofessionals. Ook noemde een deelnemer dat inlevingsvermogen een belangrijke competentie is bij het verkrijgen van inclusieve participatie: je moet moeite doen om iedereen te bereiken en je in te leven in de wereld van je doelgroep. Het gaat niet zozeer om de unusual suspects, maar ook om de ‘easy to ignore-groepen’. Ook werd benoemd dat praktisch geschoolde mensen al veel ervaring hebben, terwijl theoretisch opgeleiden vaak in de theorie blijven hangen. 

Afsluiting

De bijeenkomst bracht scherp in beeld dat participatie meer is dan een instrument of proces: het is een vakmanschap, geworteld in relationele sensitiviteit, contextkennis en durf. Het doen-vermogen, de brug tussen weten en handelen, moet versterkt worden bij zowel individuen als organisaties om echt betekenisvolle participatie mogelijk te maken.

Bij de afsluiting benoemde Felix dat het nog nodig is om onderzoek en praktijk bij elkaar te brengen, wat het Kennisknooppunt probeert te doen. Een van de dingen waar nu samen met anderen naartoe gewerkt wordt, is het creëren van een onafhankelijke beroepsvereniging voor participatieprofessionals. Als je het leuk vindt om hierover mee te denken kun je contact opnemen met Tom Radstak van het Kennisknooppunt participatie (tom.radstak@wbderuimte.nl).

Download hier de presentatie.

Foto impressie