Hoe werkt de issue/stakeholder kaart

Je start als regisseur met het invullen van het blok rechtsboven. Wat is de opgave, welke oplossingsrichting(en) zij al in beeld en wat zijn de kaders die echt vaststaan en niet ter discussie staan. Vervolgens vink je aan in welke fase het project zich bevindt en wat het doel van de participatie, het betrekken van de stakeholders, is. Je kunt er meerdere aanvinken.

Issues op een rij

Daarna zet je onder 1 de belangrijkste issues op een rij. Een issue is een onderwerp waarover verschil van inzicht of mening bestaat. Dat kan zijn het tracé van een warmtenet of snelweg, de geluidsoverlast tijdens een verbouwperiode, de voorwaarden van een subsidie, het aantal op te vangen vluchtelingen, etc. Deze issues ontstaan meestal op het moment dat er een concrete oplossingsrichting in beeld is. Vervolgens zet je onder 2 een aantal stakeholders die belang hebben bij deze issues. Dat kunnen externe stakeholders zijn, zoals een koepelorganisatie, actiegroep of andere partij, maar ook interne stakeholders, zoals bepaalde teams of interne programma’s. En kijk ook of je stakeholders kunt bedenken dien minder voor de hand liggen, zoals bijvoorbeeld een lunchtent tijdens een verbouwperiode die de bouwers van eten kan voorzien. Kijk bij deze partijen ook door wie ze vertegenwoordigd worden.

Standpunt en belang

Bij 3 geef je aan wat per stakeholder het standpunt en het belang is bij dat issue, wat je vertaald naar een cijfer voor hoe groot het belang van die partij is en hoeveel invloed die partij heeft. Je vult een 1 in voor een klein belang en een 1 bij weinig invloed en een 3 bij een groot belang en een 3 bij veel invloed. Wanneer je dit voor de belangrijkste issues en stakeholders hebt gedaan kun je onder 4 de cijfers bij elkaar optellen. Wanneer een stakeholder meer dan 20 punten heeft kun je deze toevoegen aan het vak van adviserende stakeholders. Bij 15 tot 20 punten is het een stakeholder om te consulteren en bij tot 10 tot 15 punten hoef je de stakeholder alleen te informeren. Zo krijg je per stakeholder zicht op de strategie om hen te betrekken. Ook kun je de punten per issue bij elkaar optellen, zodat je zicht krijg op de top 5 van issues.

Opgave en oplossingsrichting faciliteren

Tot slot kun je nog kijken wie deze opgave en oplossingsrichting zou willen faciliteren. Dat zijn partijen die niet zelf actief investeren, maar het initiatief wel een warm hart toedragen. Een gemeente kan bijvoorbeeld de plannen van een energiebedrijf om een warmtenet aan te leggen faciliteren. Je kunt deze issue/stakeholder kaart als regisseur zelf invullen, maar belangrijk om de issues, het belang, het standpunt en de invloed te checken bij de stakeholders en daarmee de kaart aan te scherpen.

Samengevat helpt de issue/stakeholder kaart bij:

• Het formuleren van het doel en de kaders van participatie
• Het in beeld krijgen van de belangrijkste issues
• Het in beeld krijgen van de betrokken stakeholders
• Het bepalen van de strategie per stakeholder

Wanneer er stakeholders zijn die willen en kunnen bijdragen aan de opgave en gekozen oplossing is het ook te verkennen of zij als partner zouden kunnen instappen in de samenwerking. Het invullen van een halen/brengen kaart kan helpen bij deze afweging.

 

‘Afhankelijk van hoe lang je wandelt, krijg je andere gesprekken’, ondervond voormalig wethouder Arend Jan van den Beld in zijn tocht naar Santiago de Compostella. Hij paste het toe in zijn werk als wethouder participatie. ‘Je moet mensen niet aan de wethouderstafel spreken, maar in hun eigen omgeving’. Aan zijn wandelingen met inwoners van Bergen stelt hij maar twee eisen: 1. het is op uitnodiging van de inwoner en 2. hij stelt de vragen. ‘Veel wethouders hebben de neiging om veel te vertellen over wat ze doen. Ik begin bij luisteren naar wat de bewoners belangrijk vinden, wat het betekent voor de gemeente en wat ze mij willen meegeven. Als je mensen als meerwaarde ziet voor de gemeenschap, gaan ze daar ook naar handelen.’

‘Als je mensen als meerwaarde ziet voor de gemeenschap, gaan ze daar ook naar handelen.’

Het wantrouwen in de overheid was groot toen Van den Beld startte als wethouder in Bergen. Misschien wel het grootst van heel Nederland. Het fundament van samenwerking is vertrouwen. Hoe krijg je dat terug? ‘Door tussen de mensen te zijn, in de dorpen, dicht bij het eigen huis. We vragen aan mensen wat vertrouwen voor hen betekent. Mensen lopen dan een kwartier leeg. Vervolgens kunnen we vragen wat mensen belangrijk vinden, wat we als gemeente zouden moeten doen.’ Zo ontdekt hij dat er belangrijke kernbegrippen steeds weer terugkomen, zoals openheid en eerlijkheid over wat de gemeente doet en het terugkoppelen van inbreng die wordt opgehaald.

‘Er mag best een beetje magie om de rol van wethouder hangen.’

Veel buiten zijn, is dus heel belangrijk voor de wethouder participatie in Bergen. ‘Maar je moet ook weten waar je niet moet zijn’. Als wethouder heeft hij een bepaalde rol en daar mag, naar zijn mening, best een beetje magie omheen hangen. Bovendien moet het ambtelijke werk de ruimte hebben voordat het bestuurlijk  wordt. Anders kunnen ambtenaren hun werk niet goed doen en zijn er geen escalatiemogelijkheden meer. De balans zoeken is dus best ingewikkeld.

Van den Beld ervaarde de afgelopen jaren dat de kennis vaak buiten de organisatie ligt en je die daar  ook moet ophalen. Hij ziet zichzelf dus niet als een inhoudelijk deskundige, maar als een procesregisseur. ‘Je moet juist kijken waar gedachten vandaan komen en wat de perspectieven zijn. Die moet je bijzonder professioneel bij elkaar brengen’. Het gaat er om dat je de juiste mensen aan tafel zet. Dat kun je ook best aan de mensen zelf vragen. Het is dan ook hun verantwoordelijkheid om te bepalen of iedereen aan tafel zit. De eerste bijeenkomst spreekt hij alleen over proces. Hij vergelijkt het met een huwelijk. Bij de start leg je vast wat er gebeurt als je een conflict krijgt en uit elkaar gaat.

‘Het is als een huwelijk, spreek van te voren af wat er gebeurt als je uit elkaar gaat’

Het vraagt ook veel van de organisatie. De wethouder participatie ziet het als één van de grootste uitdagingen om als organisatie op een nieuwe manier te gaan werken. ‘Mensen schieten snel in hun oude rol, je moet ze als wethouder scherp houden’. Ook vraagt het veel vertrouwen onderling binnen het college van burgemeester en wethouders. Wethouders hebben de neiging snel te willen presteren, zodat zij mooie resultaten kunnen laten zien. Dat staat soms haaks op de tijd en ruimte die nodig is om mensen mee te nemen. Bovendien draag je het na het voortraject over aan de wethouder die het gaat uitvoeren. Dan moet je het vertrouwen hebben dat dit zorgvuldig gebeurt én succes gunnen aan elkaar.

Hoe ga je ermee om, wanneer je als gemeente hoge ambities hebt, maar uit gesprekken met inwoners blijkt dat daar niet bij iedereen draagvlak voor is? Volgens Van den Beld is het belangrijk altijd in verbinding te blijven met de bewoners. Vorig jaar was er een wolkbreuk waardoor er veel problemen ontstonden door wateroverlast. ‘De volgende dag ga ik meteen langs bij mensen en vraag ik hen wat zij ons willen meegeven. We nemen hen mee in oplossingsrichtingen die ook aansluiten bij de waarden van de inwoners. Mensen zijn trots op hun omgeving en de cultuurhistorische waarde van de natuur. Zo kwamen we op het idee om de duinrellen te herstellen om water op te slaan. De kunst is om vanuit ideologie een vertaalslag te maken naar het dorp.’

‘De kunst is om vanuit ideologie een vertaalslag te maken naar het dorp.’

Hij heeft dus ook maar één gouden tip: ga wandelen en hoor wat er speelt. ‘We zijn een deel van de mensen kwijt geraakt. Door te wandelen spreek je met nieuwe groepen mensen en krijg je nieuwe inzichten om tot een oordeel te komen. In het eerste contact zijn wethouders vaak afstandelijk. Na 40 minuten wandelen valt dat van je af. De meeste wethouders hebben dat nodig.

‘In het eerste contact zijn wethouders vaak afstandelijk. Na 40 minuten wandelen valt dat van je af. De meeste wethouders hebben dat nodig.’

Wandelen als participatiepraktijk, wethouder Van den Beld past het toe om vertrouwen te herstellen, kennis op te halen en de verbinding te leggen tussen de belevingswereld van mensen en de opgaven waar de gemeente voor staat. Waarom werkt dit en wat kunnen we hiervan leren? Tijd en rust is nodig om los te komen van posities en rollen en je in te leven in de ander. Het wandelen kan je uit je eigen routine trekken en in de context van de ander. In plaats van op een podium voor publiek, komt de wethouder letterlijk op gelijke hoogte met de bewoner. Hij ervaart de belevingswereld van de bewoner, zoals hij of zij die zelf ervaart. En in plaats van tegenover elkaar te zitten aan een vergadertafel loop je náást elkaar dezelfde weg. De setting zorgt letterlijk voor een andere verhouding tussen bestuur en bewoner, wat andere gesprekken mogelijk maakt.

De setting zorgt letterlijk voor een andere verhouding tussen bestuur en bewoner.