Op basis van wat wij zien in de praktijk én op basis van inzichten uit de wetenschap onderscheiden wij een aantal factoren die bepalend blijken te zijn voor een succesvolle gelijkwaardige samenwerking. Deze hebben achtereenvolgens betrekking op de motivatie om samen te werken, de organisatie van de samenwerking, de interactie tijdens de samenwerking en dat wat de samenwerking oplevert: de realisatie. Hieronder lees je meer over deze vier invalshoeken en de vier succesfactoren per invalshoek. Deze succesfactoren zijn vertaald naar telkens twee stellingen om dit kijkglas ook als scan in te kunnen zetten.

Hierover hoor je meer in de mini podcast.

Kijken vanuit vier invalshoeken

De motivatie: waarom werken wij samen?

Waarom er wordt samengewerkt kan sterk verschillen. Uit wetenschappelijk onderzoek en onze praktijkervaringen blijkt dat het daarom van groot belang is om oog te hebben voor de motivatie van de verschillende partners. Wat zette hen tot samenwerking aan en wat drijft hen? Is helder waar de samenwerking zich op richt, en zijn de partners ook echt afhankelijk van elkaar om de doelen te realiseren? Succesfactoren die wij hier onderscheiden, zijn de mate waarin er sprake is van: 1) gevoelde urgente, 2) een gedeelde ambitie, 3) richtinggevende doelen en 4) wederzijdse afhankelijkheid.

De organisatie: hoe werken wij samen (structuur/hard)?

Een samenwerking moet je organiseren. Dit is vaak best even zoeken, zo zien wij in de praktijk. Er is bij de start van een samenwerking nog geen sprake van een plan, taakverdeling, routines of procedures. Die zullen de partners samen moeten ontwikkelen en het succes ervan moeten ervaren. Succesfactoren die wij hierbij onderscheiden, zijn de mate waarin er sprake is van: 1) een doordachte strategie en aanpak, 2) een heldere organisatiestructuur en besluitvorming, 3) voldoende hulp-bronnen en passende kaders, en 4) betrokken moederorganisaties.

De interactie: hoe werken wij samen (cultuur/zacht)?

Naast factoren die betrekking hebben op de meer ‘harde kant’ van het organiseren van een samenwerking, hangt het succes ook af van factoren die wat minder ‘zichtbaar’ zijn. Factoren die betrekking hebben op de manier waarop de betrokken personen met elkaar omgaan: de interactie. Succesfactoren die wij hierbij onderscheiden, zijn de mate waarin er sprake is van: 1) uitgesproken belangen, 2) gewaardeerde verschillen, 3) een gevoel van gelijkwaardigheid en, 4) een krachtig team.

De realisatie: wat levert de samenwerking op?

Samenwerken doe je niet voor niks: het moet iets opleveren. Zichtbare en gezamenlijk gevierde successen motiveren de partners om energie te blijven steken in de samenwerking. Het is daarom belangrijk om aandacht te hebben voor de resultaten en de toegevoegde waarde van de samenwerking, en hier ook tussentijds zicht op te blijven houden. Succesfactoren die wij daarom onderscheiden, zijn de mate waarin er sprake is van: 1) monitoring en reflectie, 2) adaptief vermogen, 3) betekenisvolle resultaten, en 4) toegevoegde waarde.

 

Factoren voor een succesvolle samenwerking

 

Hoe werkt de issue/stakeholder kaart

Je start als regisseur met het invullen van het blok rechtsboven. Wat is de opgave, welke oplossingsrichting(en) zij al in beeld en wat zijn de kaders die echt vaststaan en niet ter discussie staan. Vervolgens vink je aan in welke fase het project zich bevindt en wat het doel van de participatie, het betrekken van de stakeholders, is. Je kunt er meerdere aanvinken.

Issues op een rij

Daarna zet je onder 1 de belangrijkste issues op een rij. Een issue is een onderwerp waarover verschil van inzicht of mening bestaat. Dat kan zijn het tracé van een warmtenet of snelweg, de geluidsoverlast tijdens een verbouwperiode, de voorwaarden van een subsidie, het aantal op te vangen vluchtelingen, etc. Deze issues ontstaan meestal op het moment dat er een concrete oplossingsrichting in beeld is. Vervolgens zet je onder 2 een aantal stakeholders die belang hebben bij deze issues. Dat kunnen externe stakeholders zijn, zoals een koepelorganisatie, actiegroep of andere partij, maar ook interne stakeholders, zoals bepaalde teams of interne programma’s. En kijk ook of je stakeholders kunt bedenken dien minder voor de hand liggen, zoals bijvoorbeeld een lunchtent tijdens een verbouwperiode die de bouwers van eten kan voorzien. Kijk bij deze partijen ook door wie ze vertegenwoordigd worden.

Standpunt en belang

Bij 3 geef je aan wat per stakeholder het standpunt en het belang is bij dat issue, wat je vertaald naar een cijfer voor hoe groot het belang van die partij is en hoeveel invloed die partij heeft. Je vult een 1 in voor een klein belang en een 1 bij weinig invloed en een 3 bij een groot belang en een 3 bij veel invloed. Wanneer je dit voor de belangrijkste issues en stakeholders hebt gedaan kun je onder 4 de cijfers bij elkaar optellen. Wanneer een stakeholder meer dan 20 punten heeft kun je deze toevoegen aan het vak van adviserende stakeholders. Bij 15 tot 20 punten is het een stakeholder om te consulteren en bij tot 10 tot 15 punten hoef je de stakeholder alleen te informeren. Zo krijg je per stakeholder zicht op de strategie om hen te betrekken. Ook kun je de punten per issue bij elkaar optellen, zodat je zicht krijg op de top 5 van issues.

Opgave en oplossingsrichting faciliteren

Tot slot kun je nog kijken wie deze opgave en oplossingsrichting zou willen faciliteren. Dat zijn partijen die niet zelf actief investeren, maar het initiatief wel een warm hart toedragen. Een gemeente kan bijvoorbeeld de plannen van een energiebedrijf om een warmtenet aan te leggen faciliteren. Je kunt deze issue/stakeholder kaart als regisseur zelf invullen, maar belangrijk om de issues, het belang, het standpunt en de invloed te checken bij de stakeholders en daarmee de kaart aan te scherpen.

Samengevat helpt de issue/stakeholder kaart bij:

• Het formuleren van het doel en de kaders van participatie
• Het in beeld krijgen van de belangrijkste issues
• Het in beeld krijgen van de betrokken stakeholders
• Het bepalen van de strategie per stakeholder

Wanneer er stakeholders zijn die willen en kunnen bijdragen aan de opgave en gekozen oplossing is het ook te verkennen of zij als partner zouden kunnen instappen in de samenwerking. Het invullen van een halen/brengen kaart kan helpen bij deze afweging.